Procès-verbal
Assemblée générale extraordinaire de l’Association de contact improvisation

Date : dimanche 9 décembre 2007, 14 h 30
Lieu : Studio 303, 372 rue Sainte-Catherine Ouest, Montréal
Présents : Catherine Lessard, Nina Galea, Justin Bur, David Scribner, Marilyn Bronstein,
	Benoît Guillemette, Jacinthe Duchesneau, Robert H. (Bob) Schweitzer, Franc-Sois Dandurand,
	Paul Guérard, Daniel Proulx (jusqu'à 16 h 20), Suzanne Goulet (jusqu'à 15 h 20)

1) Ouverture de l'assemblée [14 h 41]

2) Nomination d'un(e) président(e) et d'un(e) secrétaire d'assemblée [14 h 42]
Franc-Sois Dandurand accepte la présidence (proposé par Catherine, appuyé par Jacinthe)
Justin Bur accepte d'agir comme secrétaire (proposé par Bob, appuyé par Marilyn)

[14 h 43] Le président vérifie que tout le monde comprend le français. La réunion se déroule essentiellement en français, avec certaines interventions en anglais.

3) Lecture et adoption de l'ordre du jour avec amendements
Les amendements du CA avaient été incorporés (en caractères bleus) à l'ordre du jour imprimé et au texte des modifications aux règlements.
Un amendement supplémentaire est présenté par David. Une phrase est à ajouter à la fin du nouvel article des règlements généraux qui décrit les comités permanents: «Les comités permanents doivent tenir un registre de revenus et dépenses et le soumettre au conseil d’administration à la fin de chaque trimestre, et sous forme de résumé annuel au plus tard le 15 juillet de chaque année.»
Le président d'assemblée suggère d'ajouter un point Varia et un point Résolutions découlantes de l'assemblée.
Ordre du jour adopté tel qu'amendé (proposé par Bob, appuyé par Justin, adopté à l'unanimité)

4) Présentation des membres du CA, avec leurs rôles (5 min) [14 h 53]
Catherine fait la présentation.

5) Présentation rapide des comités mis à jour (5 min) [14 h 56]
Catherine fait la présentation.
Il est à noter que le conseil d'administration n'est pas un comité.
Le comité communications a besoin de deux personnes de plus: une pour les relations publiques, l'autre pour l'infographie et les dépliants publicitaires.
Le comité production a besoin d'une personne de plus.
Un nouveau comité d'accueil (ad hoc pour le moment) a été mis sur pied pour aider les nouveaux à se sentir à l'aise dans les jams, répondre aux questions, être des personnes-ressource au besoin, mener le cercle de fermeture de temps en temps, faire l'inscription de membres. Il y faudrait deux ou trois personnes.

6) Présentation des devoirs et responsabilités du CA (5 min) [15 h 10]
Justin fait la présentation, pour clarifier ce qui était flou à l'AGA en octobre:
Le conseil d’administration est responsable des affaires financières de l'association (y compris l'attribution de fonds aux comités et les honoraires payés aux professionnels). Il a le devoir d'agir en transparence, sans conflit d'intérêt. Il doit rendre ses comptes à l'assemblée générale annuelle et y proposer un budget.

7) Modifications au Règlements généraux (15 min) [15 h 13] (voir document annexe)
Justin fait la présentation.
– La modification à l'article 21 (droit de vote – vote secret) n'est pas retenue par l'assemblee.
– La modification à l'article 25 est un souhait plutôt qu'une règle. Daniel fait remarquer que ce n'est pas un langage approprié dans ce contexte. Catherine rappelle que cette phrase est nécessaire, car elle met en garde contre la situation difficile vécue par le conseil de l'exercise précédent. Marilyn suggère de transformer le souhait en exigence, mais Justin trouve que ce serait trop contraignant. Finalement, le compromis adopté est que cette phrase soit clairement libellée comme «Note d'interpretation», ce qui explique son caractère différent du reste du document.
– Une phrase est ajoutée au nouvel article (46) sur les comités permanents, tel que présenté lors de l'adoption de l'ordre du jour. Cette phrase décrit les responsabilités financières des comités. Aussi, les membres des comités permanents devraient être recrutés par un appel à tous les membres.
Les modifications amendées sont adoptées à l'unanimité (prop: Marilyn; app: Bob)

8) Présentation et adoption du budget 2007-8 (10 min) [16 h 20] (voir document annexe)
Catherine fait la présentation.
Une confusion se fait sentir à cause de la séparation du budget en deux parties: dépenses «classiques» et des nouvelles activités plus risquées. Le niveau de participation nécessaire pour que ces activités fassent leurs frais semble raisonnable. Les activités elles-mêmes sont intéressantes. L'Association a les reins assez solides pour absorber un éventuel déficit. Ces nouvelles activités sont donc approuvés par l'assemblée, à incorporer au budget du comité enseignement à la hauteur de 3500 $ (dépenses autorisées et revenus anticipés). Le montant total du budget s'élève donc à 17 200 $.
Proposé par Franc-Sois, appuyé par Jacinthe. Adopté à l'unanimité.

9) Nomination d’un comité de révision financière (2 min) [16 h 37]
Loïs Darie est nommé responsable de la révision financière, avec le mandat de trouver une deuxième personne. (Par courriel au conseil d'administration le 17 décembre, il propose Michel Loignon comme co-réviseur.) Proposé par Justin, appuyé par Catherine. Adopté à l'unanimité.

10) Propositions du CA soumises à l’approbation de l’assemblée (5 min) [16 h 38]
Remboursement de dépenses : Résolu que lorsque le conseil d’administration se réunit pour deux heures ou plus, les dépenses de restauration soient remboursables par l'Association, jusqu'à concurrence de 6 $ par administrateur présent.
Proposé par Franc-Sois, appuyé par Benoit. Adopté à l'unanimité.

Gratuité du CA sortant au Jam annuel : Résolu que les membres du c.a. soient admis-es gratuitement au Jam annuel suivant une année complète de service, au même titre que les bénévoles responsables des comités d’organisation du Jam.
Proposé par Franc-Sois, appuyé par Bob. Adopté à l'unanimité.

11) La musique au jam de dimanche [16 h 41]
Point reporté. À discuter en communauté, au cercle de fermeture.

12) Varia
– Nina demande si on devrait avoir des règles pour encadrer la présence des enfants au jam de dimanche. Catherine rappelle que la communauté ne veut pas exclure les parents et enfants. Cependant, on peut demander que les enfants courent dans le corridor, non dans le studio. Marilyn se demande si on devrait faire une affiche.

– Paul mentionne qu'il est seul responsable des recettes des jams de dimanche. Il apprécierait que quelqu'un d'autre vérifie avec lui le montant, avant qu'il le dépose à la banque.

– Le président d'assemblée nous demande d'évaluer le temps de façon plus réaliste. En plus, il serait utile de mettre dans l'ordre du jour l'heure à laquelle certains points, dont la levée de la séance, devraient avoir lieu. Le sécrétaire en prend note.

13) Résolutions découlantes de l'assemblée
Aucune.

14)	 Levée de la séance [16 h 51]
Proposée par Catherine.