Thème et dépliant
- établir un thème,
- établir le déroulement du week-end (invités pour les échauffements, structure possible de l’après-midi, party du samedi soir, cercle d’ouverture et cercle de fermeture)
- créer un dépliant, une affiche et le formulaire d’inscription
Logistique
- trouver un espace (2500 pi ca), trouver des volontaires pour les comités
- faire les achats
Diffusion
- distribution et affichage du dépliant, annonce au jam hebdomadaire, envoi aux membres
Accueil
- matériel pour l’inscription (feuille et coupon d’inscriptions, coupon party, petite caisse (200 $ de monnaie + taux de change))
- préposés à l’accueil (2 pour l’inscription ; 1 pour la lettre de décharge, la carte de membre et le reçu ; 1 le samedi soir pour les coupons party )
Bouffe
- prévoir un menu, faire les achats, préparer la bouffe et organiser la présentation, nettoyer
Décoration
- décorer en fonction du thème du jam
Hébergement
- établir une liste des hôtes possibles (adresses, nombres de lits, etc.) ; orienter les invités
Nettoyage
- avant : nettoyer le plancher, organiser la salle
- pendant : vider les poubelles, maintenir l’endroit propre
- après : nettoyer la cuisine, tout remettre en état
- organiser un tri des matières recyclables
Secourisme
- prévoir une trousse de premiers soins (et savoir l’utiliser)
Party du samedi soir
- trouver un MC qui organise le party (qui trouve la musique ; organise et présente les performances)
Après le jam
- Compiler les commentaires et suggestions des participants ; envoyer lettres de remerciements
- mettre à jour et distribuer la liste des membres/participants
